Uma palavra fundamental na gestão financeira é disciplina.
Precisamos executar as atividades planejadas, na frequência necessária, para termos visibilidade dos resultados de caixa que a empresa está gerando.
Manter o sistema de gestão ou controle em excel sempre atualizado é essencial para o início de uma gestão financeira profissional.
Cada negócio tem sua particularidade, mas no geral, podemos implementar as atividades da seguinte forma:
Contas a pagar:
No sistema:
- Incluir (via importação do xml ou manual) as notas de compras de produtos e de serviços e anexar o pdf da nota.
Frequência: Diária
O ideal é ter pedido de compra, mas pode ser implementando posteriormente. A necessidade do pedido depende do porte e tipo da empresa.
- Incluir o pagamento de impostos, folhas e outras obrigações.
Frequência: Diária
- Providenciar a baixa no sistema (via importação do extrato bancário ou manual) e anexar o comprovante de pagamento, sempre ao dia seguinte do pagamento.
Frequência: Diária
Sem sistema:
- Criar uma planilha em excel e incluir:
Nome do fornecedor, CNPJ, forma de pagamento (Pix, TED, Boleto etc.), dados para o pagamento, número da nota fiscal, data de emissão da nota, data de vencimento e data do pagamento.
Frequência: Diária
Contas a receber:
No sistema:
- Emitir as notas de vendas de produtos e de serviços e os boletos.
Frequência: Diária, mensal (depende do negócio)
- Se o sistema não emitir boleto, entrar no site do banco e emitir os boletos.
Frequência: Diária, mensal (depende do negócio)
- Enviar aos clientes a nota fiscal e o pdf
Frequência: Diária, mensal (depende do negócio)
- Providenciar a baixa no sistema (via importação do extrato bancário ou manual) e anexar o comprovante de pagamento, sempre ao dia seguinte do pagamento.
Frequência: Diária, mensal (depende do negócio)
Sem sistema:
- Criar uma planilha em excel e incluir:
Nome do cliente, CNPJ, forma de pagamento (Pix, TED, Boleto etc.), número da nota fiscal, data de emissão da nota, data de vencimento e data do pagamento.
Frequência: Diária
Reconciliação:
No sistema:
- Importar o extrato e analisar eventuais divergências.
- Analisar despesas bancárias e rendimentos de eventuais aplicações
Sem sistema:
- Gerar o extrato em excel e conferir se todas as entradas e saídas previstas, ocorreram.
Frequência: Semanal
- Analisar despesas bancárias e rendimentos de eventuais aplicações.
Frequência: Semanal
Fechamento mensal:
- Enviar ao escritório contábil na data combinada:
- PDF´s de todas as notas recebidas de fornecedores
- Extrato do mês, em excel e pdf
- Normalmente as notas de vendas são capturadas pelo escritório, mas converse com o seu escritório sobre esse assunto.
Importante:
- Informar aos fornecedores o canal de comunicação com o financeiro para envio das notas e boletos e verificar diariamente esse canal (e-mail, whats-up).
- Criar um diretório de Contas a pagar e Contas a receber, por ano e mês, e salvar:
pdf das notas, boletos e o comprovante de pagamento.
Frequência: Diária
Assim, fica fácil quando houver a necessidade de busca de documentos.
- Criar um diretório de extratos e salvar em excel (para quem não tem sistema), para manter o controle de entradas e saídas em dia. Sempre salvar em excel e pdf o extrato do mês para enviar ao escritório contábil.
Frequência: Diária e mensal
- Agendar os pagamentos no site dos bancos e fazer a aprovação.
Frequência: Semanal. Escolher um dia e fazer os agendamentos da semana seguinte.